Vivre dans notre monde moderne, c'est vivre à l'ère numérique. Organiser nos vies avec la quantité d'outils numériques à notre disposition n'est guère un défi - mais cela peut devenir assez gênant, voire considérablement inefficace.
Cela peut être particulièrement frustrant car il y a tellement d'aspects : gestion, sécurité, stockage, mises à jour, Et la liste continue. Nous avons donc dressé une courte liste de quelques-uns des trucs et astuces les plus basiques, mais importants, que vous pouvez utiliser pour organiser votre vie numérique.
Data management : la diligence est une (vraie) vertu
Première règle de gestion des données : la classification. Pas seulement la classification, pensez-vous, mais classement diligent. Nous savons tous à quel point chaque donnée est importante, mais la diligence est quelque chose que nous oublions souvent de maintenir à long terme.
Souvent, nous nous retrouvons à laisser un petit fichier MP3 dans un dossier d'audit, laissant de simples notes et de courts documents s'encombrer, ou même ignorant les notifications et les e-mails de confirmation. Avant de vous en rendre compte, il devient déjà trop encombré pour nettoyer efficacement sans perdre trop de temps.
Conseil de pro: classez instantanément toutes les données là où elles devraient être, même si elles sont petites ou insignifiantes pour le moment.
La redondance n'est pas (nécessairement) la sécurité
Sauvegarde. C'est peut-être le mot le plus important de la sécurité numérique. Plus qu'une simple prévention, il est généralement beaucoup plus sûr de simplement copier le fichier et de le stocker dans autant d'emplacements alternatifs que possible. Nous avons tendance à penser que plus nous avons de copies, moins nous avons de chances de perdre nos données.
Bien que cela soit vrai, la sécurité numérique a de nombreuses significations et contextes différents. La protection contre les accès non autorisés n'en est qu'une partie, et il y a aussi le problème de la sécurité du stockage. À moins que vous ne soyez un fanatique du système RAID, un utilisateur typique n'aurait besoin que d'une copie d'un fichier dans une ou deux sources alternatives. Donc, pour faire simple : sécurisez votre accès aux fichiers et votre espace d'accès aux fichiers. Moins de fichiers redondants, moins d'encombrement, moins de gestion nécessaire.
Tenez compte des priorités d'utilisation lors du choix des disques durs externes
Avec les disques durs, plus gros est généralement toujours mieux. La vitesse de transfert des données, la redondance de lecture/écriture et d'autres spécifications sont tout aussi importantes. Cependant, en termes d'utilisation, les considérations de performances pour les disques durs externes ont tendance à être considérées comme secondaires.
En avez-vous besoin en déplacement ? Avez-vous besoin de transporter en permanence l'intégralité de votre base de données ? Est-il accessible sans fil ? La taille du stockage n'aura pas d'importance si vous avez besoin d'un hub à accès rapide en déplacement. La redondance de lecture/écriture devient sans objet si le lecteur est principalement utilisé pour l'archivage. La portabilité est inutile si la sauvegarde est l'objectif principal.
Ce ne sont que les bases, mais vous voyez l'idée. Il est préférable de considérer le type de stockage dont vous aurez réellement besoin, comment vous en aurez besoin et à quelle fréquence vous en aurez besoin, puis partez de là.
Cachez vos mots de passe dans les mots de passe
Enregistrer un fichier texte dans une archive protégée par mot de passe ? C'est certainement une façon de procéder. Mais plus précisément, cette astuce vise à coder vos mots de passe d'une manière que vous seul pouvez déchiffrer.
Si vous avez tellement de mots de passe que les mémoriser peut devenir une tâche difficile (ou un risque), essayez de les coder. Écrivez-les avec des mots clés si vous en avez besoin. Vous n'avez pas à le rendre trop compliqué, vous n'avez besoin que du code pour se rapporter à quelque chose que vous seul connaissez. Nous n'avons pas à vous rappeler de ne pas utiliser un ou deux mots de passe pour tout, n'est-ce pas ?
Utilisez le bon logiciel pour la bonne archive de données
Besoin d'organiser des relevés électroniques, des factures, des reçus et d'autres éléments similaires ? Obtenez le bon logiciel pour le travail et enregistrez-le dans la bonne archive. Bien que cela soit généralement une évidence pour la plupart des entreprises établies, les pigistes indépendants, les spécialistes des services et même les utilisateurs standard négligent souvent l'importance critique d'utiliser le bon logiciel pour classer des documents électroniques.
Nous allons ignorer les recommandations logicielles spécifiques ici, car elles doivent être spécifiquement adaptées à vos besoins. Mais rappelez-vous que pour chaque type de paperasse de bureau, il existe probablement déjà un logiciel spécialement conçu pour le faire numériquement.
Notes comme rappels
Nous sommes tous d'accord pour dire qu'il n'y a rien de plus basique que des notifications de tâches guidant votre journée à chaque étape organisée. Vous savez ce qui est encore plus simple que les notifications ? Remarques! Prendre des notes et les utiliser comme rappels est peut-être un moyen encore plus simple d'organiser régulièrement vos actifs numériques.
Vous avez un e-mail assez important sur le chemin du travail ? Gardez-le sous forme de note et incluez une instruction simple sur ce qu'il faut faire avec l'information. Cela peut sembler aléatoire et inutilement gênant pour votre emploi du temps, mais cela revient directement dans l'argument « gérer les choses avant qu'elles n'encombrent » dont nous avons discuté plus tôt. Vous avez fini de prendre des notes ? Bon!
Ces conseils devraient pouvoir couvrir la plupart des choses de base que vous devez faire pour organiser votre vie numérique. N'hésitez pas à modifier ces conseils en fonction du système que vous utilisez, ou du type d'organisation et/ou d'entreprise que vous gérez actuellement afin de devenir le plus organisé possible !